تعمیر و نگهداری تاسیسات چیست، چرا مهم است؟

اگر یک ساختمان برای عموم یا گروه خاصی از افراد (مانند کارکنان یا دانشجویان) قابل دسترسی باشد، نگهداری تأسیسات نقش حیاتی در نگهداری مناسب، ایمنی و آسایش کلی افرادی که از ساختمان استفاده می کنند ایفا خواهد کرد. بنابراین، این موضوع برای عملکرد کامل هر مجموعه ای ضروری است.

برای درک بهتر اینکه نگهداری تأسیسات چگونه می تواند به کسب وکار شما مربوط شود، ابتدا باید تعریف روشنی از واژه «تأسیسات» داشته باشیم. تأسیسات به هر نوع ساختمان فیزیکی تجاری گفته می شود که در آن فعالیت های مشخصی برای هدفی خاص انجام می گیرد. این تأسیسات می توانند شامل بیمارستان، رستوران، مدرسه، انبار، باشگاه ورزشی، هتل، ساختمان اداری یا کارخانه تولیدی باشند. اما ساختمان های مسکونی مانند خانه ها، آپارتمان ها و مجتمع های مسکونی در این دسته قرار نمی گیرند و در عوض تحت عنوان «نگهداری املاک» شناخته می شوند.

حال بیایید نگاهی بیندازیم به اینکه نگهداری تأسیسات چگونه می تواند به کسب وکار شما مرتبط باشد. در ادامه، به اهداف کلیدی، مزایا، معایب، نقش های شغلی و حتی مثال هایی از فعالیت های نگهداری تأسیسات خواهیم پرداخت.

نگهداری تأسیسات چیست؟

نگهداری تأسیسات به مجموعه اقداماتی اطلاق می شود که تضمین می کند تمام بخش ها، دارایی ها و سازه های موجود در داخل یا اطراف یک ساختمان در بهترین حالت ممکن برای دستیابی به حداکثر بهره وری و ایمنی فعالیت می کنند. این اقدامات ممکن است واکنشی و بدون برنامه ریزی یا پیشگیرانه و زمان بندی شده باشند. چنین اقداماتی می تواند شامل کارهایی از قبیل رنگ آمیزی داخلی و خارجی ساختمان یا تعویض ماهانه فیلترهای سیستم تهویه مطبوع (HVAC) باشد تا اطمینان حاصل شود که این سیستم با حداکثر راندمان کار می کند. به طور کلی، اگر فعالیت نگهداری بر ظاهر، عملکرد و کارایی تأسیسات تأثیر بگذارد، در دسته نگهداری تأسیسات قرار می گیرد.

کارکنان بخش نگهداری تأسیسات وظیفه دارند بخش هایی مانند اتاق ها، راهروها، پارکینگ ها، فضای سبز و پیاده روها را نگهداری کنند. آن ها همچنین مسئول رسیدگی به دارایی های کلیدی مجموعه از جمله سیستم های هشدار امنیتی، تهویه مطبوع، لوله کشی، ماشین آلات، تجهیزات الکتریکی و روشنایی هستند. در کنار این ها، وظایف تعمیراتی مربوط به سازه ساختمان مانند رنگ آمیزی، تعمیرات عمومی و حفظ ساختار کلی نیز بر عهده آن هاست. در صورت نبود یک برنامه منظم نگهداری تأسیسات، وضعیت ساختمان و تجهیزات آن به مرور افت می کند و احتمال خرابی های ناگهانی افزایش می یابد.

تفاوت اصلی بین نگهداری تأسیسات و مدیریت تأسیسات

اگرچه ممکن است این دو واژه به صورت مترادف به کار روند، اما تفاوت های مهمی میان «نگهداری تأسیسات» و «مدیریت تأسیسات» وجود دارد. در واقع، مدیریت تأسیسات مفهوم گسترده تری است که نگهداری تأسیسات را نیز در بر می گیرد. وظایف مدیر تأسیسات شامل نظارت بر فعالیت های نگهداری، مدیریت تیم نگهداری، سازمان دهی و بهینه سازی فضای اداری، هماهنگی جابه جایی تجهیزات (مثلاً از یک طبقه به طبقه دیگر) و هر فعالیتی است که به کارکرد بهتر ساختمان کمک کند. به طور خلاصه، مسئولیت مدیر تأسیسات این است که اطمینان حاصل کند ساختمان در طول روز به درستی، ایمن و با راندمان بالا اداره می شود.

در مقابل، نگهداری تأسیسات بیشتر به صورت تخصصی بر بازرسی، تعمیر و نگهداری دارایی ها، تجهیزات و سازه های ساختمان تمرکز دارد. مدیران تأسیسات ممکن است از طریق برنامه ریزی استراتژیک، مدیریت عملیات روزمره، بازدیدهای دوره ای از ساختمان و بررسی تجهیزات یا فرآیندها، فعالیت های نگهداری را هدایت کنند.

یکی از اجزای مهم در سیستم های تأسیساتی، دریچه بازدید است که امکان دسترسی آسان به لوله کشی ها، کابل ها، کانال ها و سایر تجهیزات مخفی شده در پشت دیوار یا سقف را فراهم می کند. این دریچه ها نقش مهمی در تعمیر، بازرسی و نگهداری دوره ای تأسیسات ایفا می کنند و از ایجاد خرابی های پرهزینه جلوگیری می نمایند. استفاده از دریچه بازدید با طراحی مناسب، سرعت عملیات نگهداری را افزایش داده و باعث کاهش نیاز به تخریب یا بازسازی می شود.

چند نمونه از وظایف مدیریت تأسیسات:

• تنظیم و مدیریت قراردادها برای شرکت های خدماتی خارجی (مانند فضای سبز، امنیت، نظافت)
• بررسی و اجرای راهکارهایی برای کاهش مصرف انرژی در ساختمان (مثلاً تعویض سیستم روشنایی قدیمی با لامپ های LED یا کاهش ساعات فعالیت سیستم تهویه)
• مدیریت بودجه کلی تأسیسات شامل هزینه های نگهداری، خدمات دهندگان، مصرف انرژی، نیروی انسانی و نرم افزارهای مدیریت نگهداری
• اطمینان از رعایت مقررات بهداشتی و ایمنی در ساختمان
• مدیریت تیم های کاری در بخش های مختلف
• انتخاب نرم افزار مدیریت نگهداری تأسیسات و آموزش تیم برای استفاده از آن
• نظارت بر مدیریت دارایی ها و دستورات کاری از طریق نرم افزار مدیریت تأسیسات یا نرم افزارهای CMMS (سیستم مدیریت نگهداری رایانه ای)

در مقابل، نمونه هایی از فعالیت های نگهداری تأسیسات شامل:

• روغن کاری ماهانه تمام قطعات متحرک در واحد تهویه مطبوع (HVAC)
• تعویض لامپ های ساختمان
• نظافت عمقی و منظم فرش های ساختمان
• تعویض شیر یا قطعه ای در سیستم لوله کشی
• بازرسی های دوره ای از سیستم های روشنایی

مزایای نگهداری تاسیسات (Facility Maintenance)

اجرای انواع مختلف فعالیت های نگهداری تاسیسات در یک محیط تجاری می تواند مزایای زیادی به همراه داشته باشد. برخی از این مزایا عبارتند از:

• رضایت مستأجران: زمانی که عملیات روزانه در یک فضای کاری یا مسکونی به صورت روان و بدون اختلال انجام شود، مستأجران رضایت بیشتری خواهند داشت و این موضوع در نهایت به نتایج بهتر برای کسب وکار منجر می شود.
• افزایش طول عمر دارایی های تاسیسات: برنامه ریزی برای بازرسی ها و تعمیرات دوره ای به بهینه سازی عملکرد تجهیزات کمک می کند و در بلندمدت باعث افزایش طول عمر و بهره وری دارایی ها می شود.
• ایجاد محیط کاری مقرون به صرفه: نگهداری تاسیسات تضمین می کند که محیط کاری دقیقاً همان منابع و تجهیزاتی را در اختیار دارد که برای عملکرد بهینه نیاز است — نه بیشتر و نه کمتر. این امر فرآیندهای سفارش دهی را کارآمدتر می کند و در نهایت باعث صرفه جویی قابل توجه در هزینه ها می شود.
• تمرکز بر اولویت های دیگر: با داشتن یک برنامه مشخص برای نگهداری تاسیسات، مدیران املاک یا کسب وکارها می توانند زمان و منابع خود را صرف سایر اولویت ها کنند؛ مانند افزایش مشارکت کارکنان، سرمایه گذاری در فناوری های نوین یا حتی گسترش کسب وکار.
• افزایش بهره وری: نگهداری صحیح و منظم تاسیسات باعث ایجاد انگیزه در کارکنان، بهبود روند فعالیت های روزمره و عملکرد صحیح تجهیزات و فناوری ها می شود.

معایب نگهداری تاسیسات

گرچه معایب نگهداری تاسیسات نسبتاً محدود هستند، اما برخی از مواردی که باید مدنظر قرار گیرند، عبارتند از:

• هزینه بر بودن برای سازمان های کوچک: کسب وکارهای کوچک ممکن است توانایی مالی لازم برای استخدام مدیر و تکنسین تاسیسات را نداشته باشند و در چنین شرایطی، این هزینه ممکن است مقرون به صرفه نباشد.
• احتمال نقض امنیت و محرمانگی: مدیران تاسیسات معمولاً در بخش های مختلف یک فضا حضور دارند تا از بهینه بودن عملکرد آن برای ساکنان یا کارکنان اطمینان حاصل کنند. همین موضوع ممکن است احتمال بروز مشکلاتی در زمینه امنیت یا محرمانگی را افزایش دهد؛ البته با تنظیم قراردادهای محرمانگی می توان این ریسک را کاهش داد.
• احتمال از دست رفتن بخشی از کنترل (برای مدیران املاک): مدیران املاک معمولاً وظایف متعددی در زمینه نظارت بر بخش های مختلف ساختمان دارند. با ورود یک مدیر تاسیسات، آن ها باید بخشی از مسئولیت های خود را واگذار کنند. مانند هر نوع همکاری دیگر، اگر دیدگاه مدیر تاسیسات با مدیر ملک همسو نباشد، ممکن است در آینده اختلافاتی به وجود آید.

ساختمان هایی که نیاز به نگهداری تأسیسات دارند

1. ساختمان های بزرگ تجاری
   دفاتر کاری برای عملکرد مؤثر و بدون وقفه، به تجهیزات سالم و عملکرد روان نیاز دارند. هرگونه تجهیزاتی که نیاز به سرویس دوره ای یا نگهداری برنامه ریزی شده داشته باشد، در حوزه نگهداری تأسیسات قرار می گیرد. اطمینان از عملکرد صحیح ماشین آلات ضروری، موجب ایجاد محیط کاری راحت تر و بهره ورتر برای کارکنان می شود.
2. بیمارستان ها
   با توجه به حجم بالای فعالیت هایی که روزانه در محیط بیمارستان انجام می شود — و همچنین وسعت زیاد آن — نگهداری تأسیسات نقش بسیار مهمی در تضمین تطابق بیمارستان با دستورالعمل های بهداشتی و ایمنی OSHA دارد. نگهداری تأسیسات در بیمارستان ها همچنین شامل اقداماتی پیشگیرانه می شود، مانند برنامه ریزی برای بازرسی تجهیزات تصویربرداری پزشکی.
3. دانشگاه ها
   دانشگاه ها نیز مانند بیمارستان ها دارای مقیاس بزرگ و ساختمان های متعدد هستند. به همین دلیل، نگهداری تأسیسات برای حفظ ایمنی و راحتی اعضای هیئت علمی، کارکنان و دانشجویان ضروری است. از جمله حوزه های مهم نگهداری در دانشگاه ها می توان به کنترل آفات، ساماندهی و تعویض تجهیزات و مبلمان کلاس ها و همچنین رسیدگی به رنگ آمیزی منظم فضاهای عمومی اشاره کرد.
4. انبارها
   انبارها و مراکز توزیع شامل تجهیزات بزرگی مانند لیفتراک، نوار نقاله، جک پالت و موارد دیگر هستند که معمولاً به صورت داخلی مدیریت می شوند. با توجه به تعدد این تجهیزات، نگهداری تأسیسات نقش کلیدی در حفظ عملکرد آن ها، کاهش زمان ازکارافتادگی و کمک به تسهیل فرآیندهای آماده سازی و ارسال کالا ایفا می کند.

چه نوع هایی از نگهداری شامل نگهداری تأسیسات می شوند؟

یک برنامه جامع نگهداری معمولاً شامل چند نوع نگهداری مختلف برای تأسیسات است:

۱. نگهداری پیشگیرانه (Preventive Maintenance)

در این نوع نگهداری، فعالیت ها به صورت زمان بندی شده و منظم انجام می شوند تا از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری شود. این اقدامات شامل نظافت، روان کاری، تنظیمات و تعویض قطعات می باشد.

۲. نگهداری اصلاحی (Corrective Maintenance)

که با نام نگهداری واکنشی نیز شناخته می شود، شامل تعمیر یا تعویض تجهیزات و سیستم هایی است که دچار خرابی یا نقص عملکرد شده اند. این نوع نگهداری پس از بروز مشکل انجام می گیرد.

۳. نگهداری پیش بینانه (Predictive Maintenance)

در این روش از داده ها و تحلیل های پیشرفته برای پیش بینی زمان احتمالی خرابی تجهیزات یا سیستم ها استفاده می شود. نگهداری پیش بینانه به پیشگیری از خرابی های ناگهانی کمک می کند و امکان بهینه سازی زمان بندی و منابع نگهداری را فراهم می سازد.

۴. انطباق با مقررات (Regulatory Compliance)

تأسیسات باید با مقررات، کدها، استانداردها و سیاست های ایمنی مرتبط، مانند دریافت گواهی های ایمنی آتش نشانی، مطابقت داشته باشند. این نوع نگهداری شامل بازرسی های منظم، آزمون ها، مستندسازی و گزارش دهی می شود.

۵. آموزش و توسعه مهارت ها (Training and Development)

تکنسین ها و کارکنان بخش نگهداری نیاز دارند تا از طریق آموزش های جدید با آخرین فناوری ها، استانداردها و الزامات قانونی آشنا شوند. به عنوان مثال، آن ها می توانند با دریافت گواهینامه هایی مانند مدارک ارائه شده توسط انجمن بین المللی مدیریت تأسیسات (IFMA)، مهارت های خود را ارتقا دهند.

برنامه نگهداری و تعمیرات تأسیسات ساختمان چگونه باید باشد؟

برنامه های نگهداری و تعمیرات تأسیسات معمولاً شامل چند مرحله کلیدی هستند تا اطمینان حاصل شود که تجهیزات و زیرساخت ها به درستی نگهداری شده و با کارایی بالا فعالیت می کنند:

1. ارزیابی وضعیت فعلی:
   یک ارزیابی جامع از وضعیت موجود تأسیسات انجام دهید تا شرایط فعلی آن ها مشخص شود. این فرآیند می تواند شامل بازرسی ها و ممیزی های مربوط به سیستم ها، تجهیزات و زیرساخت ها باشد.
2. تعیین اهداف نگهداری:
   اهداف مشخص و قابل اندازه گیری برای نگهداری تعریف کنید که با اهداف کلی سازمان هم راستا باشند. برای مثال: افزایش قابلیت اطمینان تجهیزات، کاهش زمان های ازکارافتادگی، افزایش طول عمر دارایی ها، ارتقای ایمنی و بهینه سازی مصرف انرژی.
3. تدوین استراتژی نگهداری:
   روش ها، رویکردها و منابع لازم برای اجرای مؤثر نگهداری را طراحی کنید. این استراتژی می تواند شامل نگهداری پیشگیرانه، نگهداری اصلاحی و نگهداری پیش بینانه باشد، به همراه تخصیص منابع، زمان بندی و اولویت بندی وظایف نگهداری.
4. تنظیم برنامه زمان بندی نگهداری:
   یک برنامه زمان بندی دقیق برای انجام فعالیت های نگهداری تهیه کنید که در آن به تناوب و زمان بندی انجام وظایف توجه شده باشد. در این مرحله باید میزان اهمیت تجهیزات، نیازهای عملیاتی و منابع در دسترس را در نظر گرفت.
5. تدوین دستورالعمل های نگهداری:
   دستورالعمل های دقیق و مرحله به مرحله برای انجام فعالیت های نگهداری تهیه کنید. این دستورالعمل ها باید استاندارد و یکپارچه باشند و به تیم نگهداری ابلاغ شوند تا همه اعضا وظایف را به شکلی منسجم انجام دهند.
6. تخصیص منابع:
   منابع لازم برای اجرای برنامه نگهداری شامل نیروی انسانی، ابزار، تجهیزات، مواد مصرفی و بودجه موردنیاز را مشخص و تأمین کنید.
7. مستندسازی و گزارش دهی:
   سیستمی برای ثبت کلیه فعالیت های نگهداری ایجاد کنید؛ از جمله دستور کارها، بازرسی ها، تعمیرات و سایر اطلاعات مرتبط.
8. پایش و بهبود مستمر:
   به صورت منظم برنامه را بر اساس بازخوردها، شاخص های عملکرد و نیازهای جدید بازبینی و به روزرسانی کنید. نقاط ضعف را شناسایی کرده و با اجرای اقدامات اصلاحی، اثربخشی و کارایی برنامه نگهداری را ارتقاء دهید.

جمع بندی مطلب

در دنیای امروز که بهره وری، ایمنی و کاهش هزینه ها از اولویت های اصلی مدیریت ساختمان ها و مجموعه های صنعتی است، نقش تعمیر و نگهداری تأسیسات بیش از پیش پررنگ شده است. یک سیستم نگهداری اصولی، نه تنها از بروز خرابی های ناگهانی جلوگیری می کند، بلکه عمر مفید تجهیزات را افزایش داده، بهره برداری مستمر و بدون وقفه را تضمین می کند و موجب صرفه جویی قابل توجهی در هزینه های بلندمدت می شود.

با ترکیب روش های نگهداری پیشگیرانه، پیش بینانه و اصلاحی و نیز رعایت الزامات قانونی، می توان زیرساخت های فنی را در وضعیت بهینه نگه داشت و از اختلالات احتمالی در عملکرد سیستم ها جلوگیری کرد. بنابراین، سرمایه گذاری در نگهداری تأسیسات نه یک هزینه اضافی، بلکه یک تصمیم هوشمندانه و راهبردی برای پایداری و موفقیت سازمان هاست.